Altrecht stapt over op een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD)

2 juli 2021

Altrecht heeft op 14 juni jl. de overstap gemaakt naar een nieuw elektronisch patiëntendossier: Ons van Nedap. Ons is gebruiksvriendelijk en makkelijk benaderbaar. Alle cliëntendossiers worden vanaf 14 juni in Ons geregistreerd en beheerd. Naast het EPD Ons is ook de cliëntomgeving Caren van Nedap in bedrijf genomen. Hierin kan de cliënt onder andere zijn dossier inzien en naasten of familie toevoegen aan het zorgnetwerk.

Cliënt centraal

De ingebruikname van Ons moet er voor zorgen dat de behandelaar straks meer tijd kan besteden aan zijn of haar cliënt. Altrecht bevindt zich midden in een grote omschakeling naar meer regionaal werken. Dat betekent dat hulpverleners nog meer ambulant, op locatie in de wijk gaan werken. Met dit nieuwe flexibele systeem kan Altrecht haar medewerkers hierin nu beter ondersteunen. Paula Hoogeveen, projectleider Ons: ‘De behoefte aan een toegankelijk en makkelijk te benaderen systeem was groot. Dit nieuwe EPD is een webapplicatie en eenvoudig vanaf verschillende devices (mobiel, tablet, chromebook) te benaderen. Het systeem maakt het ook een stuk eenvoudiger om afspraken te plannen en af te handelen en samen te werken met collega’s. Het is eenvoudig switchen tussen bijvoorbeeld dossier, agenda en registratie’. Lex de Grunt, lid van de raad van bestuur van Altrecht geeft aan: ‘Door het verminderen van de administratieve taak blijft er meer tijd over voor het behandelen van cliënten, en dat is waar we het uiteindelijk allemaal voor doen’. 

Samenwerking

Altrecht is in de ontwikkeling en implementatie van Ons samen opgetrokken met Nedap en implementatiepartner Accordis. Met het aangaan van een strategische samenwerking is twee jaar geleden het startschot gegeven tot de verdere ontwikkeling en  inrichting van Ons voor Altrecht en de GGZ-sector. De inzet van een zestal werkgroepen en het betrekken van vele medewerkers bij de ontwikkeling en inrichting van Ons heeft uiteindelijk geleid tot ingebruikname van Ons op 14 juni jl. Liesbeth van den Heuvel, leidinggevende Informatisering en Zorgadministratie: ‘Dit een belangrijke stap is in de realisatie van het strategisch informatieplan van Altrecht, wat onderdeel is van het Meerjarenplan. Het is een belangrijke vernieuwing binnen ons applicatielandschap.’

Voorbereiding en training

Meer dan twee jaar aan voorbereiding is er aan deze overstap vooraf gegaan. Medewerkers hebben training gekregen en er is binnen Altrecht een groep van Ons-coaches opgeleid die de eerste vragen van medewerkers kunnen beantwoorden en die op hun beurt weer ondersteund worden door specialisten vanuit Accordis en Nedap. Lex de Grunt: ‘Er is in twee jaar tijd hard gewerkt binnen Altrecht en nu staat er iets waar we trots op mogen zijn. We zijn daarin ook voorloper; binnen de ggz zijn er na ons al drie andere instellingen die de overstap naar Ons gaan maken’.

Meer regie door de cliënt

Met de ingebruikname van Ons wordt tegelijkertijd de cliëntomgeving Caren in gebruik genomen en aangesloten op Ons. Myrte Zwiers, projectleider Caren: ‘Met de aansluiting van Ons op de cliëntomgeving Caren ontstaat meer regie door inzage in de eigen behandelinformatie. Met Caren krijgen cliënten inzage in hun eigen zorgdossier, kunnen zij hun agenda beheren waarin ze hun afspraken met Altrecht terugvinden en hebben zij de mogelijkheid tot het uitnodigen van naasten en het versturen van berichten binnen hun zorgnetwerk. In de toekomst willen we het gebruik van de functionaliteiten van Caren verder uitbreiden. Caren is ook gecertificeerd door Medmij en daarmee klaar voor gebruik als PGO.

Wennen aan een nieuw systeem

Een dergelijke overstap en verandering betekent ook wennen en in het begin zal zeker niet alles goed gaan. De eerste geluiden zijn positief. Gert Schijven, teammanager gebiedsteam Noordwest en ook betrokken bij het traject van het nieuwe EPD: ‘Ik denk dat Ons goed werkt en goed verder in te richten is. Met name de agenda- en registratiefunctie zijn goed ontwikkeld en zorgen voor minder administratiedruk. Ook Mireille ’s-Gravesande, psychiater gebiedsteam Leidsche Rijn, Vleuten en de Meern, is positief over Ons: ‘’We krijgen met Ons de mogelijkheid te vernieuwen en met de tijd mee te gaan, op een manier die ons gaat helpen ons werk te doen.’